ビジネス文書を書くコツは「状況」「問題」「解決」を含めること

会社案内等のコピーをふくむビジネス文書を書くにはコツがあります。それは「状況」「問題」「解決」を含めることです。

状況とは何でしょうか? 現状分析のことです。現状を分析して問題を明らかにすることです。

問題とは何でしょうか? 明らかになった問題の原因を探り、解決の方向性を示すことです。

解決とは何でしょうか? 具体的な解決手段を提示することです。

忘れてならないのは、顧客があなたの文書を読むのは、なんらかの問題を抱えており、それを解決したいがためです。

あなたの文書が解決策として顧客に受け入れてもらうためには、そのメッセージが相手の頭に抵抗なく入っていくようにする必要があります。そしてそのためには、「状況」「問題」「解決」のみっつが必要不可欠なのです。

またその際、これらみっつ以外のよけいなものはできるだけ省く必要があります。顧客が関心を持っているのは解決の部分だけです。あなたが自分の文才を誇示しようと夜も寝ないでひねり出したもってまわった「洒落た」表現に感心しているほど暇ではないのです。

なおこれら三つの順番はこの通りでなくともかまいません。場合によって最初にいきなり解決を提示した方がよいこともあるでしょう。このあたりはケースバイケースです。必要に応じてその都度順序を入れ替えてください。

 

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