ビジネス文書の書き方のコツは「状況」「問題」「解決」を含めること

ビジネス文書を書くにはコツがあります。それは「状況」「問題」「解決」を含めることです。

「状況」とは、現状分析です。現在の状況を分析し、整理することです。

「問題」とは、その状況の中に生じた問題を明らかにすることです。

「解決」とは、その問題に対する具体的な解決手段を提示することです。

思い出していただきたいのは、相手はビジネス上のなんらかの問題を抱えており、それを解決したいがためにあなたの文書を読むのだということです。

したがって、あなたの文書が解決策として相手に受け入れてもらうためには、そこに「状況」「問題」「解決」のみっつ、とくに「解決策」が必ず含まれていなければなりません。

またその際、これらみっつ以外のよけいなものはできるだけ省く必要があります。上司や顧客が関心を持っているのはこれらみっつだけです。それ以外のよけいな部分はいさぎよく切り捨てましょう。

なおこれら三つの順番はこの通りでなくともかまいません。場合によって最初にいきなり解決策を提示した方がよい場合もあります。このあたりはケースバイケースです。